Contabilidad Computacional

1. INTRODUCCIÓN

Los hechos económicos de toda empresa deben quedar registrados en sus libros contables. Tanto es así que el mismo Código de Comercio establece en su artículo 25 que:

“Art. 25. Todo comerciante está obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia:

1°        El libro diario;

2°        El libro mayor o de cuentas corrientes;

3°        El libro de balances;

4°        El libro copiador de cartas.”

Claro está que éste último no corresponde a un libro de contabilidad propiamente tal, sino que a un registro de correspondencia.

Por otra parte, existen normas que establecen la obligatoriedad de llevar, adicionalmente, otros libros, llamados “libros auxiliares”. Así, por ejemplo, y cumpliendo los requisitos para ello, el artículo 77 de la Ley de Impuesto a la Renta exige llevar el libro de retenciones, el artículo 62 del Código del Trabajo obliga a llevar el libro de remuneraciones, etc.

La regla general es que los registros anteriores sean llevados mediante libros empastados, los que se pueden adquirir en cualquier librería. Pero la compra y el posterior registro en estos libros no les da ninguna validez si no tienen la debida autorización del Servicio de Impuestos Internos para ser utilizados. Para que sean válidos desde el punto de vista legal, debe solicitarse su timbraje en la Oficina del S.I.I. correspondiente al domicilio del contribuyente, presentando el Formulario N° 3230.

El registro manual en estos libros ha sido parte de toda la historia de la contabilidad. Incluso hoy en día es posible encontrar profesionales que utilizan este tipo de libros. Sin embargo, el avance de la tecnología ha demostrado el increíble aporte que hace a la exactitud de los datos contables, sustituyéndose, en casi la mayoría de los negocios los libros empastados por medios computacionales.


2. QUÉ ES LA CONTABILIDAD COMPUTACIONAL

Es la llevada por medios electrónicos, ya sea utilizando un software especializado, una planilla Excel u otro programa, la cual es posteriormente impresa, en formularios continuos u hojas sueltas, conformando la totalidad de ellas, la contabilidad de la empresa.

3. CONTABILIDAD COMPUTACIONAL Y CONTABILIDAD EN HOJAS SUELTAS

La contabilidad en “hojas sueltas” es el registro que en ellas se hace utilizando medios mecanizados, computacionales o escritos mano.

La contabilidad “computacional” es la llevada sólo por medios electrónicos, según el apartado anterior.

4. AUTORIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD COMPUTACIONAL

Al igual que en el caso de los libros empastados, la contabilidad computacional no tiene validez legal si no está debidamente autorizada por el S.I.I. Para solicitar tal autorización, la empresa debe seguir el procedimiento prescrito por la Resolución N° 4228, de 1999, y sus posteriores modificaciones, el cual se resume a continuación.

Casos en que el contribuyente puede llevar contabilidad computacional

  • Cuando actualmente no lleva su contabilidad en hojas sueltas, sino que en libros empastados.
  • Cuando actualmente lleva su contabilidad en hojas sueltas, pero en medios distintos al computacional.

Requisitos para solicitar autorización

  • Contar con casilla de correo electrónico al momento de solicitar la autorización. El correo puede ser del propio contribuyente o de la persona o empresa que le lleve su contabilidad en hojas sueltas.
  • Declarar y pagar sus impuestos vía Internet.
  • Enviar informes y otras declaraciones a través de aplicaciones computacionales o aplicaciones de Internet específicas.
  • Enviar información tributaria a través de Internet o correo electrónico en la oportunidad y de la manera que el S.I.I. lo solicite.

5. FORMA EN QUE SE DEBEN LLEVAR LOS LIBROS

Según indica la Resolución N° 4228, de 1999:

  • El grupo de libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances es indivisible, por lo que deben ser llevados simultáneamente y mediante la misma modalidad, de igual modo que el de compras y ventas, si se llevan separados. El resto de los libros auxiliares pueden ser llevados por el sistema que el contribuyente estime conveniente, vale decir, en libros o sustituir éstos por hojas sueltas, en forma conjunta o separada.
  • El timbraje de las hojas sueltas o de los formularios continuos debe efectuarse con anterioridad al registro de las anotaciones contables, no siendo procedente en caso alguno el timbraje posterior.
  • Para dicho timbraje será requisito obligatorio que cada hoja lleve impreso ya sea por equipo procesador de datos o por imprenta, al menos, los siguientes antecedentes:
    • Nombre o razón social del contribuyente;
    • Número de RUT y;
    • Numeración correlativa.
  • Efectuadas las anotaciones contables, las hojas sueltas o formularios continuos deberán ser encuadernados, formando los libros que las reemplazan. Los legajos no podrán exceder de 300 hojas, ni éstas corresponder a más de un año comercial, debiendo ser conservadas por el contribuyente mientras está pendiente el plazo de revisión establecido en el artículo 200 del Código tributario.

Significado de “indivisible”

Para estos efectos, el hecho de que el grupo de libros Caja, Diario, Mayor e Inventarios y Balances sea indivisible, significa que no se podrá pedir autorización sólo respecto de alguno o algunos de dichos libros, sino que de todos simultáneamente. Así, por ejemplo, resulta improcedente solicitar autorización sólo del libro diario, o sólo para el libro mayor y de balances. La autorización se solicita para el conjunto de libros ya mencionados.

6. LIBRO ESPECIAL “CONTROL DE HOJAS SUELTAS”

Los contribuyentes acogidos al sistema de contabilidad por hojas sueltas deberán llevar un libro especial para controlarlas, denominado “Control de Hojas Sueltas”, foliado y timbrado por el S.I.I.

En este libro se registrarán los siguientes datos:

  • Numeración autorizada.
  • Numeración utilizada.
  • Numeración de hojas inutilizadas por cualquier causa las que, además, deberán conservarse.
  • Existencia de las hojas.
  • Nombre del libro de contabilidad o auxiliar en el cual se han utilizado las hojas o formularios continuos.

7. MODELOS Y EJEMPLOS

Modelo hoja suelta autorizada

De acuerdo con la Resolución N° 4228, de 1999, una hoja suelta debe tener el siguiente formato:

Sin embargo, a las hojas se les suele agregar más datos de uso recurrente, quedando, por ejemplo, de la siguiente manera:

Modelo libro “Control Hojas Sueltas”

Un libro de Control de Hojas Sueltas puede tener el siguiente diseño:

Ejemplo solicitud de autorización para contabilidad computacional

El procedimiento gráfico para solicitar la contabilidad computacional es el siguiente:

  • Diríjase a “Servicios Online”:
  • De la lista desplegable, seleccione la opción “Peticiones Administrativas y otras Solicitudes”
  • Seleccione la opción “Solicitud de contabilidad computacional”:
  • Seleccione la primera opción “Solicitud de Contabilidad Computacional”:
  • Identifíquese con su usuario.
  • Ingrese el RUT de la persona debidamente autorizada para efectuar la solicitud. Luego, y sólo si está en conocimiento de las condiciones que el S.I.I. exige para llevar su contabilidad por medios computacionales, seleccione el botón “Enviar Solicitud”:
  • Estando en conocimiento de los requisitos exigidos y cumpliendo con ellos, seleccione la opción “Acepto y declaro estar en conocimiento de las condiciones señaladas”:
  • Una vez enviada la solicitud se generará el siguiente comprobante:
  • Imprima y conserve este comprobante.

Ejemplo solicitud de folios

Una vez que ha sido autorizado a llevar su contabilidad por medios computacionales, es necesario solicitar autorización de folios. Para dicha solicitud debe enviar un correo electrónico a la unidad correspondiente al domicilio del contribuyente, adjuntando la siguiente documentación:

  • Formulario N° 3230, copias “Contribuyente” y “SII”, debidamente llenado y firmado:
  • Adjuntar, si existiese, último Formulario N° 3230.
  • Adjuntar primera y última hoja de los folios solicitados. En el caso del ejemplo, se adjunta la hoja con folio N° 501 y la hoja con folio N° 700.
  • Adjuntar cédula de identidad del contribuyente o del representante legal, según corresponda.
  • En caso de que sea un mandatario el que realice el trámite, debe adjuntar el poder en que conste la autorización para su representatividad y su cédula de identidad.

Una vez recibida la respuesta de parte del S.I.I. vía correo electrónico, aquel correo servirá de respaldo de tal autorización, por lo que debe conservarlo.

Finalmente, con los folios ya autorizados, se puede imprimir la contabilidad en las hojas sueltas:

8. (19/10/2020) NOTA DE ACTUALIZACIÓN: NUEVA FORMA DE SOLICITAR FOLIOS

Desde el 1 de junio de 2020, entraron en vigencia las modificaciones hechas por la Ley N° 21.210 a los artículos 68° y 69° del Código Tributario, ambos relacionados (entre otros) al ciclo de vida del contribuyente. En efecto, todo trámite de obtención de RUT, inicio de actividades, verificación de éstas, modificaciones simples, modificaciones complejas y términos de giro, deben ser realizados exclusivamente por internet, a excepción de contribuyentes que desarrollen sus actividades en lugares geográficos sin cobertura de datos móviles o fijos, o sin acceso a energía eléctrica, o en lugares decretados como zona de catástrofe.

Como ya lo puede anticipar el lector, dentro de estos trámites se encuentra la solicitud de folios electrónicos para el timbraje de hojas sueltas. Dicha solicitud, debe ser por medio de una “Petición Administrativa”. Para gestionar dicha petición, ha de seguirse el siguiente proceso:

  • Diríjase a “Servicios Online”.
  • De la lista desplegable, seleccione la opción “Peticiones Administrativas y otras Solicitudes”.
  • Seleccione la opción “Peticiones administrativas y otras solicitudes”.
  • Seleccione la primera opción “Ingresar petición administrativa y otras solicitudes”:
  • Aparecerá una venta emergente. Para este caso, debe seleccionar el botón “Ingresar Peticiones Administrativas y otras solicitudes”:
  • Será redirigido al sistema de peticiones administrativas, que tiene la siguiente estructura:
  • En el campo “Materia”, usted deberá buscar y seleccionar la opción “Solicitud de folios electrónicos y Timbraje Dctos”:
  • Los campos “RUT Peticionario”; “Nombre Peticionario”; “Dirección”; “Correo Electrónico”; “Teléfono Móvil”; “Teléfono Fijo” se rellenarán automáticamente de acuerdo con los datos del usuario autenticado.
  • En el campo “Petición Administrativa respecto de un tercero”, debe seleccionar la opción “Sí” cuando el usuario realiza la petición para otro contribuyente. Debe seleccionar “No” cuando la petición es para el propio usuario. Si el trámite usted lo realiza para otra persona, natural o jurídica, debe seleccionar “Sí” y se habilitará en la parte inferior de la ventana un recuadro en donde deberá digitar el RUT del tercero, seleccionar el botón “Buscar”, y luego “Agregar” al contribuyente:
  • Si el trámite, en cambio, es realizado para el propio usuario, deberá seleccionar el botón “No” y continuar con el proceso.
  • Los campos “RUT Mandatario” y “Nombre Mandatario” sólo se habilitan cuando el usuario es una persona jurídica. En tal caso, deberá ingresar el RUT del mandatario y el nombre de éste se rellenará automáticamente.
  • El campo “Fecha Acreditación Mandatario” figura cuando el usuario es una persona natural y corresponde a la misma fecha de actuación.
  • Los campos: “Unidad SII Ingreso”; “Unidad SII Resolutora”; “Fecha de Recepción” se rellenan automáticamente según la información que corresponda.
  • En “Descripción de Solicitud”, usted puede dar una breve descripción del trámite que realiza. Por ejemplo: “Por medio de la presente petición se solicita la autorización de folios electrónicos según detalle en documentos adjuntos”.
  • Más abajo, encontrará un nuevo recuadro con el siguiente instructivo:
  • Si selecciona la pestaña “Solicitud de folios electrónicos y Timbraje Dctos”, deberá ingresar la siguiente información de carácter obligatorio:
  • Luego de asegurarse de que toda la información anterior esté correctamente ingresada, seleccione el botón “Adjuntar Antecedentes”.
  • Aparecerá el siguiente mensaje:
  • Si está seguro presione “Aceptar” y luego será redirigido a la sección para adjuntar documentos. Presionando en el ícono de un clip, usted deberá adjuntar cada uno de los documentos que se solicitan (mismos del apartado “Ejemplo Solicitud de Folios”):
  • Adjuntados los documentos requeridos, seleccione el botón “Enviar Petición”. Aparecerá el siguiente mensaje emergente:
  • Enviada su solicitud, usted podrá consultar el estado de esta en la siguiente ruta: > Servicios Online > Peticiones Administrativas y otras Solicitudes > Peticiones Administrativas y otras Solicitudes > Consultar estado de peticiones administrativas:
  • Las respuestas sobre el ingreso y estado de estas peticiones son comunicadas por correo electrónico, por eso, es muy importante el asegurarse de que su casilla de correo se encuentre correctamente ingresada.

9. SITUACIONES ESPECIALES

El hecho de realizar el timbraje de forma posterior al registro de las operaciones, no es circunstancia para calificar de no fidedigna una contabilidad

La Circular N° 8, de 2000, al explicar el concepto de “Contabilidad Fidedigna” indica lo siguiente:

“De este modo cuando los libros de contabilidad hubiesen sido timbrados con posterioridad a las operaciones que en ellos se registran, el revisor no negará por esta sola circunstancia la fidedignidad de tal contabilidad, especialmente si ésta guarda la debida correspondencia y armonía con la documentación sustentatoria del contribuyente y otros antecedentes en poder del Servicio.

En el caso anterior se encuentra aquel contribuyente que, por ignorancia, no llevare contabilidad alguna y que luego de ser requerido, citado o notificado por el Servicio, presentare una contabilidad, en el plazo que para ello se le confiera por el revisor, el cual no podrá ser inferior a treinta días.”

Importancia de la fecha de timbraje

En fallo causa RIT GR-12-00003-2012 del Tribunal Tributario y Aduanero de Puerto Montt, de fecha 06.07.2012 se rechazó un reclamo interpuesto por un contribuyente en contra de una liquidación que determinaba diferencias de impuesto. Dicha liquidación se fundamentaba en el hecho de que el contribuyente no acreditó la verificación de la reinversión cumpliendo con los requisitos legales, puesto que para probarla acompañó hojas sueltas timbradas tiempo después de efectuadas las operaciones:

“Considera el Tribunal que la exigencia de timbraje y las limitaciones fijadas por la Resolución Nº 4228, tal como se ha argumentado en el párrafo anterior, resulta justificada y razonable, pues sólo a partir de esta fecha (timbraje anterior al registro) los asientos contables adquieren fecha cierta.”

Libros auxiliares de compras y ventas

El actual artículo 59 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios dispone que los documentos tributarios electrónicos emitidos o recibidos por vendedores o prestadores de servicios afectos a IVA, serán registrados de forma automatizada y cronológica por el S.I.I. en un libro especial electrónico denominado “Registro de Compras y Ventas”.

Sin perjuicio de lo anterior, nada impide al contribuyente llevar sus propios libros de compras y ventas de forma tradicional, debiendo realizar los ajustes pertinentes para conciliarlos con el mencionado Registro de Compras y Ventas.

Contribuyentes que no tuvieron movimiento durante el ejercicio

Según la pregunta frecuente 001.012.3080.003 del S.I.I., los contribuyentes que no han presentado movimiento en un período determinado no están en la obligación de imprimir hojas sueltas, puesto que los libros de contabilidad o auxiliares deben registrar hechos económicos.

Cambio de sistema de contabilidad

El contribuyente que desee cambiar su sistema de contabilidad computacional a libros de contabilidad tradicionales deberá presentar el Formulario N° 2117, utilizando el código de materia “VAR14”, solicitando derogación de la autorización para llevar libros en hojas computacionales.

10. INFRACCIONES

Aquellos contribuyentes que utilicen sistemas de contabilidad en hojas sueltas sin la autorización correspondiente serán sancionados de acuerdo a lo previsto en el artículo 97 N° 7 del Código Tributario: multa de una U.T.M. ($50.322) a una U.T.A. ($603.864).

La misma sanción se aplicará en el caso de incurrir en incumplimientos a las obligaciones contenidas en los resolutivos cuarto y quinto de la Resolución Nº 4228, de 1999, esto es, sobre los requisitos que debe cumplir para solicitar autorización y de los requisitos que debe cumplir para llevar la contabilidad, comentados en los apartados 4 y 5 de este artículo. Además, podrá tener como consecuencia la cancelación de la autorización concedida.


11. NORMATIVA

NORMANÚMEROFECHAMATERIA
Resolución Exenta422824/06/1999Establece procedimiento que deberá seguirse en el caso de presentación de solicitudes para llevar contabilidad en hojas sueltas.
Circular3602/07/1999Establece procedimiento que deberá seguirse en el caso de presentación de solicitudes para llevar contabilidad en hojas sueltas.
Resolución Exenta500422/07/1999Modifica Resolución 4228, de 24 de junio de 1999.
Circular4305/08/1999Imparte instrucciones sobre las modificaciones incorporadas a las Resoluciones Nº Ex. 4.228, de 1999. Complementa Circular 36 de 1999.
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4 Comentarios

  1. OSCAR ROJO FLORES

    FELICITACIONES

    PRIMERA VEZ, QUE VEO ALGO MÁS DIRECTO – SIN IRSE POR LAS RAMAS – Y SIN DECIRLO EN FORMA SUPERFICIAL.

    Responder
    • Diego Toledo

      Muchas gracias, saludos don Óscar.

      Responder
  2. mabel ulloa

    excelente contenido, super practico, ojala sigas en la misma linea, muy buen material

    Responder
    • Diego Toledo

      Muchas gracias por sus palabras. Saludos.

      Responder

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