Herramientas para la administración financiera de corto plazo.

Emergencia financiera.

  1. Es de común ocurrencia que en la mayoría de las Pymes sea el mismo propietario u otra persona de confianza la que tenga en sus manos la importante responsabilidad de la administración financiera de la empresa.
  2. También, muy común es el hecho de que estas personas no siempre están familiarizadas con la información contenida en los Estados Financieros, o bien, tienen pocas o ninguna herramienta útil con la que sacar provecho de dichos estados.
  3. Si a esto le sumamos que gran parte de las Pymes en Chile cuentan con sólo un balance anual, destinado a ser el respaldo de la Declaración de Impuestos, queda en evidencia la débil posición en la que se encuentran a la hora de afrontar emergencias financieras, como la que hemos visto este año.
  4. En esta y futuras publicaciones, pretendo poner a su disposición sencillas pero valiosísimas herramientas para que aquel responsable de las finanzas de la empresa pueda poner en práctica y contar con un soporte objetivo a la hora de la toma de decisiones.

Primera Herramienta: Inventario de derechos y obligaciones.

  1. Si usted dispone de su contabilidad al día, entendiendo por tal al hecho de tener disponible su balance en este mismo momento, y que refleje su verdadera y actual situación económico-financiera, puede omitir esta herramienta.
  2. Si por el contrario, usted sólo dispone de un balance anual, al momento de declarar impuestos, este no será suficiente para lograr una adecuada gestión financiera.
  3. Tampoco será suficiente si su balance está preparado de acuerdo con criterios tributarios, o más aún, si ni siquiera se lleva por encontrarse, por ejemplo, acogido al régimen de renta presunta.
  4. Si se halla en una de las situaciones del número 2 o 3, la primera herramienta que debe aplicar es la de seleccionar un día puntual y realizar un Inventario de Derechos y Obligaciones.
  5. Esto es algo tan sencillo como decir, hoy, 2 de diciembre de 2020, tengo dinero en efectivo por $100.000, dinero en banco por $700.000, facturas por cobrar que totalizan $2.000.000, mercadería para la venta con un costo de $3.500.000, por ejemplo.
  6. En lo que respecta a las obligaciones, usted debe listar de igual forma todas sus obligaciones: Facturas por pagar a proveedores por $1.500.000, Préstamo bancario por $2.000.000, Sueldos por $700.000, Impuestos por pagar por $120.000, por ejemplo.
  7. En ambos casos anteriores, no piense ni registre lo que puede adquirir o lo que puede pagar. Es un inventario de su situación actual, no proyectada. No es un presupuesto.
  8. El diferencial de sus derechos y obligaciones constituye su Patrimonio, que en el caso del ejemplo alcanza a $1.980.000.
  9. Es muy recomendable que su inventario quede registrado. Puede utilizar un modelo como el que se adjunta en Anexo N° 1.

Segunda Herramienta: Implementación del Flujo de Efectivo.

  1. La siguiente tarea, es confeccionar un Control del Flujo de Efectivo en una planilla Excel.
  2. Lo más común es que un Flujo de Efectivo abarque un período de un año y se subdivida en meses. Sin embargo, las personas más rigurosas y que le dan mucha más importancia al control del efectivo, llevan a cabo una elaboración de esta herramienta más detallada y precisa, que considera períodos semanales, incluso diarios. Esto último es a lo que apuntamos.
  3. En este flujo de efectivo, será necesario separar dos secciones: Ingresos y Egresos.
  4. La primera sección, será destinada a registrar las diferentes fuentes de ingreso que posea la empresa, detallando de forma vertical, el nombre de cada fuente de ingreso. Horizontalmente, deberá registrar el monto de cada ingreso, asignándolo a la celda del día en que lo percibe o se espera percibir. La sumatoria vertical constituye el total de ingresos por día.
  5. A su turno, en la siguiente sección será necesario registrar los egresos o salidas de dinero de la empresa. De igual forma, es muy importante registrar lo que origina cada egreso, ítem por ítem, verticalmente. A su vez, y de forma horizontal, deberá registrar los montos correspondientes por cada salida de dinero. La sumatoria vertical constituye el total de egresos por día.
  6. La diferencia entre ambas secciones le mostrará el saldo que queda (o se necesita) en caja. Dicho saldo final por día será el inicial del día siguiente. Es decir, si al término del día 2 de diciembre de 2020, el saldo del flujo indica que en caja quedó un sobrante de $100.000, para el día 3, aquel saldo, será considerado como un ingreso bajo el concepto de “Saldo Inicial”, por $100.000.
  7. Es de suma importancia el control de las fechas. Por ejemplo, las facturas por cobrar, su monto debe registrarse específicamente en la celda que corresponda al día en que se debe cobrar. Lo mismo con las obligaciones, el día en que se espera pagar debe ser en donde se registre su monto. Si existe un cambio o modificación, entre el día esperado y el día en que efectivamente ocurrió la operación, ha de modificarse el flujo, registrándolo en la fecha en que realmente se movió el efectivo.
  8. El objetivo es que al final del día, dicho flujo le muestre lo que posee realmente en caja.
  9. Una consideración importante: Debe registrar sólo los movimientos de caja y por su verdadero monto. Si tenía una deuda registrada por $100.000, pero el proveedor le concede un descuento del 5% ($5.000), usted debe registrar lo que efectivamente pagó, en este caso, $95.000.
  10. Otra regla de importancia: La oportunidad del registro. Trate de llevar 100% al día su flujo, ya que el olvido del registro de una obligación, lo puede hacer pagar sumas adicionales por concepto de intereses por mora, por ejemplo.
  11. Sea práctico: Si presenta gastos menores, como por ejemplo, artículos de oficina en donde tuvo que comprar lápices, resma de papel y corchetes, no es necesario que registre tres filas para detallar cada una de esas compras. Puede utilizar un concepto global que abarque dichos gastos, por ejemplo: Gastos de Escritorio.
  12. Entiéndase por “Caja” al dinero en efectivo y al disponible en cuentas bancarias.
  13. En el Anexo N° 2 puede encontrar un modelo como puntapié inicial.

Con estas sencillas pero útiles herramientas, combinadas con su habilidad personal de administración, podrá iniciar una mejor gestión financiera de corto plazo, que lo ayudará a enfrentar tiempos de crisis y por supuesto tiempos de operaciones normales.

En futuras publicaciones daremos nuevas herramientas y técnicas de administración.

Anexos

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